Precoro Help Center

Эта статья поможет вам понять как создавать и отслеживать бюджеты в Precoro.

Убедитесь, что вы уже знаете о функционале бюджетов.

Документация по теме:

• Перейдите сюда, чтобы создать бюджет на департаменты или проекты (Пользовательские поля для документов).
• Перейдите на эту статью, чтобы создать бюджет на Пользовательские поля (Пользовательские поля для товаров).

Частые проблемы, которые можно решить используя модуль Бюджетов: 

• Сложно следить за бюджетом определенного проекта, когда у вас больше, чем один бюджет в проекте; 
• Не понимание доступности бюджета на месяц/квартал/год;
• Те же бюджеты на разные периоды и создание бюджета каждый месяц с одинаковой информацией. 

_____________________________________________________________________________________

СОДЕРЖАНИЕ

• Что вы можете делать с Бюджетами в Precoro:
• Прежде чем создать бюджет
• Как создать бюджет?
• Как редактировать бюджеты? 
• Как создать бюджет с несколькими настраиваемыми периодами?
• Как отслеживать бюджеты?

_____________________________________________________________________________________

Что вы можете делать с Бюджетами в Precoro:

1. Создавать бюджет с несколькими строками бюджета. 
   • Бюджетная строка это отдельный бюджет, который включен в основной бюджет;
   • Каждая бюджетная строка может быть использована в Заказах поставщику и Счетах;
   • Этот функционал позволяет следить за бюджетами на разные расходы. Каждая бюджетная строка может отвечать за разные расходы. 
2. Создавать бюджет с разными периодами. 
   • Каждая бюджетная строка может иметь разные периоды: месяцы, кварталы или один пользовательский период;
   • С помощью этой функции можно создать бюджет на год, разделенный на периоды и расходы.
3. Создайте бюджет по отделам и/или проектам.
   • Это также может помочь вам ограничить доступ к бюджетам для сотрудников из другого отдела. 
4. Создайте бюджет на План счетов / Центры затрат.
   • Это позволяет более детально отслеживать затраты на уровне бухгалтерского учета.

Прежде чем создать бюджет, убедитесь, что:

• Модуль "Бюджет" включен. Если вы не видите Бюджеты в левом боковом меню, перейдите в Настройки компании -> Основные настройки -> Вкладка Бюджеты -> переместите переключатель в положение ВКЛ.

• Вы и / или все необходимые пользователи в вашей компании имеете надлежащую роль для управления бюджетами. Только пользователи с ролью «Бюджет» имеют доступ к модулю «Бюджет».

Вы можете проверить это, перейдя в Настройки компании ->  Управление пользователями -> Нажмите кнопку «Изменить», чтобы открыть страницу «Редактировать пользователя» -> Откройте вкладку «Роли» и поставьте галочку напротив «Бюджеты».

Как создать бюджет?

1. Откройте "Бюджеты" в меню слева и нажмите кнопку "Создать".
2. Заполните и настройте все поля. После того как вы нажмете кнопку «Создать», бюджет будет сохранен.
   • Решите, что включить в свой бюджет
   • Установите период и продолжительность
   • Укажите Вычитаемую сумму
3. Заполните строки бюджета. Все изменения будут сохранены автоматически.
   • Задайте название / описание для каждого бюджета;
   • Выберите локацию / отдел;
   • Добавьте Пользовательские поля для документов / товаров  (если вы решили включить их в бюджет)
   • Сделайте бюджет ограниченным (при необходимости)
   • Заполните суммы за каждый период
     
     

Как редактировать бюджеты? 

Примечание: только администратор (пользователь с ролью "Настройка") и ответственный за бюджет могут редактировать бюджеты.

Если вам нужно быть единственным человеком, который должен редактировать бюджеты, мы советуем вам указать свой адрес электронной почты пользователя в качестве ответственного за бюджет для всех бюджетов, вместо почт текущих ответственных лиц.

В случае, если эти люди, которые сейчас являются ответственными за бюджет, или другие пользователи должны только просматривать бюджеты (видеть и отслеживать прогресс, но не редактировать информацию о бюджете), им необходимо активировать роль "Бюджеты" в Управлении пользователями.

Вы можете редактировать бюджет в любое время. Вы можете изменить следующую информацию:

• Название бюджета
• Ответственный за бюджет
• Вычитаемая сумма
• Редактировать, удалять и добавлять строки бюджета

Сделать это можно так:

Обратите внимание: если ваш бюджет включает Пользовательские поля для товаров (например, Центры затрат / План счетов) — вам следует нажать кнопку «Показать больше», чтобы просмотреть эти Пользовательские поля для товаров в строках бюджета.

Как создать бюджет с несколькими настраиваемыми периодами?

В Precoro вы можете создавать строки бюджета с настраиваемыми периодами.

Для этого вам необходимо создать бюджет и установить период как «Свой». Когда вы создаете первую строку бюджета и заполняете все обязательные поля — нажмите кнопку «Добавить период». Обратите внимание, что даты начала и окончания будут изменены в соответствии с установленными периодами.

Как отслеживать бюджеты?

Вы можете отслеживать свои бюджеты двумя способами: с помощью отчетов или рабочего стола бюджетов.

Чтобы увидеть, как используется ваш бюджет, нажмите кнопку информации на странице бюджетов:

Этот рабочий стол предоставляет вам всю необходимую информацию в режиме реального времени:

• Общая сумма всего бюджета
• Всего использовано
• Сколько зарезервировано в бюджете для повторяющихся документов
• Какая сумма еще доступна
• Даты начала и окончания бюджета
• Электронная почта ответственного за бюджет
• Как рассчитывается вычитаемая сумма

Когда вы прокручиваете страницу вниз, вы получаете статистику своих расходов по местоположению и поставщикам на круговых диаграммах:

А внизу вы можете увидеть всю информацию по строкам бюджета:

Результаты перев